โดย จิรสุดา สุขสำอางค์
ปี 2565
สาระสังเขป
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรีเป็นสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษา ที่มีพันธกิจหลักในการผลิตและพัฒนากำลังคนให้มีความสามารถทางวิชาการ วิชาชีพ คิดสร้างสรรค์และเรียนรู้ตลอดชีวิต สร้างงานวิจัย สิ่งประดิษฐ์ งานสร้างสรรค์ และนวัตกรรม สู่การนำไปใช้ประโยชน์ในภาคอุตสาหกรรม สังคม ชุมชน หรือสร้างมูลค่าเชิงพาณิชย์ ให้บริการวิชาการแก่ชุมชนในพื้นที่เป้าหมายหรือภาคประกอบการเพื่อการพัฒนาอย่างยั่งยืนทำนุบำรุงศาสนา ศิลปวัฒนธรรม และอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมบริหารจัดการอย่างมีธรรมาภิบาล เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วยนวัตกรรม เพื่อพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน จากพันธกิจหลักดังกล่าว ทำให้มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี มีการติดต่อราชการ ทั้งจากหน่วยงานภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัยเป็นจำนวนมาก ซึ่งการติดต่อราชการโดยส่วนใหญ่ยังคงใช้เอกสารในการติดต่อเป็นหลัก ส่งผลให้ปัจจุบันมีปริมาณหนังสือราชการที่ส่งเข้ามาและส่งออก จากกองคลังมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรีมีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทั้งที่เป็นการติดต่อที่เกี่ยวเนื่องกับนักศึกษา บุคลากร งบประมาณ เป็นต้น การลงทะเบียนรับภายในและภายนอกหนังสือซึ่งมีปริมาณมาก นั้น จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีมาช่วยในการบริหารจัดการ ทั้งลงทะเบียนรับ การจัดเก็บ การสืบค้น ทั้งนี้ เพื่อความเป็นระบบ รวดเร็ว ถูกต้อง และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ความสำคัญของการวิเคราะห์ปริมาณหนังสือรับภายในและภายนอกของกองคลัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี ราชมงคลธัญบุรี มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากการวิเคราะห์ปริมาณหนังสือรับภายในและภายนอกของกองคลัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรีในระหว่างงบประมาณ 2562 – 2564 ที่ผ่านมา ทำให้ทราบข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือราชการที่มีการติดต่อกับกองคลัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรีประเภทใดบ้าง มีจำนวนกี่ฉบับ มาจากหน่วยงานใดบ้าง และ มีหนังสือที่ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดแต่ละประเภทมีอะไรบ้าง การลงทะเบียนรับหนังสือแต่ละฉบับมีกระบวนการและขั้นตอนอย่างไรบ้าง จากข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้น ทำให้งานสารบรรณกองคลัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี ต้องมาวิเคราะห์ว่าจะต้องดำเนินการวางแผนเกี่ยวกับการบริหารเอกสารเกี่ยวกับหนังสือราชการที่มีการติดต่อกองคลัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรีที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องอย่างไร ทั้งในเรื่องของบุคลากร เทคโนโลยีที่ใช้ในการปฏิบัติงาน ตลอดจนวิธีการปฏิบัติงานต่าง ๆ เพื่อสามารถส่งหนังสือไปยังผู้รับผิดชอบภายในระยะเวลาที่กำหนด และมีประสิทธิภาพ สามารถดำเนินการปฏิบัติตามหนังสือที่ได้รับตามระยะเวลาที่กำหนด เพื่อมิให้เกิดความเสียหายกับมหาวิทยาลัย