A Study of Problems, Needs, and Solutions for Document Management in the Office of Graduate Studies, RMUTT: Perspectives of Stakeholders
โดย ฐานิตา บุรานนท์ และ รุ่งโรจน์ สุทธิสุข
ปี 2568
บทคัดย่อ
การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษาสภาพปัญหาในการจัดการเอกสาร ของสำนักบัณฑิตศึกษาจากมุมมองของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง 2) วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาโดยใช้ผังก้างปลาเพื่อจำแนกปัจจัยที่เกี่ยวข้อง และ 3) ศึกษาความต้องการและแนวทางในการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารให้เหมาะสมกับบริบทของหน่วยงาน กลุ่มผู้ให้ข้อมูลสำคัญ คือ บุคลากรของสำนักบัณฑิตศึกษา มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารโดยตรง จำนวน 10 คน ซึ่งคัดเลือกโดยวิธีการเลือกแบบเฉพาะเจาะจง การวิจัยนี้ใช้ระเบียบวิธีวิจัยเชิงคุณภาพ โดยดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลผ่านการประชุมระดมสมอง โดยใช้เทคนิค 5W1H เพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมสะท้อนความคิดเห็นอย่างรอบด้าน จากนั้นจึงนาข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ด้วยผังก้างปลา โดยอาศัยแบบบันทึกการประชุมระดมสมองครั้งที่ 1 และครั้งที่ 2 เป็นเครื่องมือหลัก และดำเนินการสังเคราะห์แนวทางการพัฒนาร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ผ่านการวิเคราะห์เชิงเนื้อหาร่วมกับการจัดกลุ่มตามประเด็นหลักที่สอดคล้องกัน
ผลการวิจัยพบว่า 1) สภาพปัญหาในการจัดการเอกสารของหน่วยงานประกอบด้วย ปัญหาหลายด้าน เช่น การจัดเก็บเอกสารที่ไม่มีระบบชัดเจน การไม่จำแนกประเภทแฟ้ม การค้นหาเอกสารล่าช้า ระบบงานที่ซ้ำซ้อนระหว่าง e-Office, ERP และเอกสารกระดาษ รวมถึงข้อมูลที่ไม่เชื่อมโยงกัน และข้อจำกัดด้านทักษะดิจิทัลของบุคลากร ซึ่งทั้งหมดส่งผลให้การดำเนินงาน เกิดความล่าช้าและขาดประสิทธิภาพ 2) การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาจากผังก้างปลา พบว่า มีสาเหตุสำคัญ 6 ด้าน ได้แก่ การไม่มีมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร ข้อจำกัดของระบบอิเล็กทรอนิกส์ ความซ้ำซ้อนของกระบวนการทำงาน การไม่เชื่อมโยงของข้อมูลจากหลายระบบ จำนวนบุคลากร ที่ไม่เพียงพอ และความไม่มั่นใจของบุคลากรในการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล และ 3) ความต้องการ และแนวทางการพัฒนา โดยสำนักบัณฑิตศึกษามีความต้องการปรับปรุงระบบการจัดการเอกสาร ใน 5 ด้านสำคัญที่สามารถดำเนินการได้จริง ได้แก่ การสร้างวินัยในการติดตามสถานะเอกสาร การกำหนดมาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์แนบ การพัฒนาแบบฟอร์มคำร้องให้สามารถดำเนินการทางออนไลน์ การสนับสนุนบุคลากรที่มีข้อจำกัดด้าน เทคโนโลยี และการใช้สัญลักษณ์ในการแยกประเภทแฟ้มเอกสาร โดยแนวทางเหล่านี้ได้ถูกนำไปทดลองใช้จริงในบริบทของหน่วยงาน และสะท้อนให้เห็นถึง ความเป็นไปได้ในการพัฒนา ตลอดจนการเปลี่ยนผ่านจากระบบเอกสารแบบเดิมไปสู่ระบบ ที่มีความเป็นมาตรฐาน มีประสิทธิภาพ และเหมาะสมกับการใช้งานจริงมากยิ่งขึ้น
ABSTRACT
This study aimed to 1) examine the problems in document management within the Office of Graduate Studies from the perspectives of relevant stakeholders, 2) analyze the causes of those problems using a Fishbone Diagram to identify contributing factors, and 3) study the needs and propose appropriate solutions for improving the document management system in alignment with the office’s operational context.
The key informants in this study were ten staff members from the Office of Graduate Studies at Rajamangala University of Technology Thanyaburi who were directly involved in document management. They were selected using purposive sampling. This research employed a qualitative methodology, in which data were collected through brainstorming sessions using the 5W1H technique to encourage participants to reflect comprehensively on their experiences and perspectives. The data obtained were then analyzed using a fishbone diagram, based primarily on the records of the first and second brainstorming sessions. Subsequently, development strategies were synthesized in collaboration with stakeholders through content analysis and thematic categorization based on the main issues identified.
The findings showed that 1) the office encountered various problems in document management, including unclear document storage systems, lack of categorization, delays in document retrieval, duplication of operations across systems, unlinked information, and limited digital literacy among staff members, 2) the cause analysis revealed six key problem areas : absence of standardized storage, limitations of electronic systems, redundant work processes, unintegrated data, insufficient personnel, and lack of user confidence in digital tools, and 3) the needs and development strategies were identified in five practical areas : promoting regular document status checking, setting file naming standards, developing online student request forms, providing support for staff with limited technology skills, and implementing color-coded labeling for document categorization. These strategies were piloted within the office and demonstrated the potential for improvement while reflecting a transition from traditional practices toward a more efficient and standardized document management system suitable for real operational use.
Download: 20250722-Research-Thanita & Rungroj